¿Por qué fracasa un proyecto de ERP? 5 errores comunes
La implantación de un ERP ya sea por primera vez o por renovación del sistema existente, es un proyecto que cualquier empresa acometerá en algún momento de su trayectoria.
Previamente será necesario realizar un proceso para la selección del ERP que implica un estudio detallado del modelo de negocio, de su estrategia, metas a futuro, junto con el análisis de los datos y de los procesos y necesidades de los departamentos involucrados.
En este artículo vamos a explicar cinco errores clave que se cometen en la implantación de un sistema ERP, con el consiguiente fracaso en la organización y en el desarrollo de la empresa.
Antes de empezar comentaremos dos aspectos que generalmente se pasan por alto en la implantación de un Sistema ERP o no se les da la importancia que realmente tienen, que son:
- La implantación de un ERP suele ser un proyecto bastante grande y singular (por no decir, único) dentro de una empresa, y no es algo que suceda de manera regular, por lo que será crítico dotarlo de los recursos necesario tanto externos (apoyo en la implantación) como internos (personas clave que lideren el proyecto).
- La implantación de un ERP suele ser proyectos en los que siempre o casi siempre nos vamos a encontrar sorpresas e inconvenientes.
Cinco errores generales en un proyecto de ERP.
- Fallos en el proceso de selección del ERP (o inexistencia del mismo).
Fruto de un deficiente proceso de selección del ERP y del Implantador (aspecto tanto o más importante que el propio ERP), se establecen metas pocos realistas en el alcance del proyecto, falta de definición de los alcances, cobertura de los procesos a incluir, fechas inalcanzables, etc.
Generalmente un proyecto de ERP es un proyecto de negocio, no es un proyecto tecnológico. Por este motivo es fundamental la implicación del personal clave de la organización desde las fases más tempranas del proyecto, ya que serán los que liderarán el cambio dentro de la organización.
- Elegir procesos no estándares en detrimento de los estandarizados que ya están probados y tienen más facilidad de uso.
Un exceso de personalizaciones hace que el ERP no sea fácil de usar y que, tras la implantación, durante el trabajo diario, los usuarios tengan que centrarse más en manejar el ERP en vez de hacerlo sobre su trabajo, haciéndoles sentir que el sistema no les está apoyando.
- Gestionar mal las expectativas en el proyecto de ERP.
Es importantísimo que en el inicio de un proyecto de ERP se establezcan los objetivos y el alcance lo más clara y detalladamente posible, es decir, que quede bien definido tanto lo que el ERP va a soportar como lo que no va a soportar – lo que va a quedar fuera de alcance del proyecto – para evitar todos los problemas que de esto se deriven a posteriori.
- No practicar la debida diligencia (due diligence) durante todo el proyecto, desde la selección del ERP hasta las pruebas finales.
Generalmente el cliente es el responsable del éxito de la implantación de los sistemas en su empresa, y tiene que proporcionar los recursos necesarios desde la selección de la solución ERP que más se adecúe a los requerimientos definidos, pasando por la implantación en la que se revisa el cumplimiento de dichos requerimientos, hasta la validación final antes de que el ERP sea operativo dentro de la empresa.
- No gestionar el riesgo, no contar con un plan de contingencia.
Por muy bien que se haya definido un proyecto, durante la implantación de un ERP pueden surgir situaciones inesperadas para las que se debe estar preparado.
Hay que tener un plan de contingencia derivado de la puesta en marcha de un “Comité de Seguimiento del Proyecto de ERP” para, en caso de que existan problemas, poder realizar un rápido diagnóstico de la situación: dónde estamos, cómo comparamos lo que hay implantado con los objetivos que se definieron y cómo reconducimos la implantación hacia los objetivos del proyecto.
Este plan de contingencia, además, debe asegurar la continuidad del negocio mientras el ERP no esté operativo.
Aprender de las malas experiencias de otros (los 5 errores anteriores señalados) le puede servir a su empresa para acometer un proceso de selección y posterior implantación del ERP con mayores garantías de éxito.
Por ello, es recomendable comenzar el proceso de implantación de un ERP de la mano de profesionales expertos que conozcan los puntos críticos durante la implantación y te ayuden a superar los obstáculos exitosamente.
Comienza tu proceso de implantación del ERP con nosotros y asegúrate para no cometer estos errores en tu proyecto de ERP.