CRM para pymes: qué debe tener un buen CRM comercial
Sabemos que un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema que permite ver en tiempo real lo que está ocurriendo dentro del Ciclo de Ventas de tu empresa con el propósito de optimizar la relación del equipo comercial con los clientes, pero ¿Sabes cuáles son las características básicas que debe tener un buen CRM para pymes?
Además de una base de datos de leads, clientes y contactos en la que se registran tanto las Acciones Comerciales (visitas, llamadas, emails, etc.) como las Oportunidades, Ofertas y Pedidos que se van generando, un buen CRM para pymes debe ser capaz de:
- Contribuir a la gestión de tareas y avisos.
- Facilitar la integración del correo electrónico con el calendario.
- Generar Informes de Actividad Comercial y de Resultados.
- Tener la capacidad de realizar una adecuada segmentación de Clientes (y potenciales clientes) para la preparación de campañas de email marketing.
¡Y no solo eso! Debe cumplir con muchos otros requisitos. Por eso en este artículo te explicamos detenidamente qué debe tener un buen CRM capaz de ayudar a tu pyme a mejorar su productividad y sus resultados.
¿Te gustaría comentar con más detalles la situación de tu empresa respecto a este tema?
Qué es un CRM comercial y para qué sirve en una pyme
Cuando hablamos de qué es un CRM comercial, nos referimos a un sistema diseñado para gestionar la relación con clientes y potenciales clientes a lo largo de todo el proceso de venta.
Su función no se limita a almacenar contactos. Un CRM comercial sirve para registrar interacciones, planificar tareas, controlar oportunidades, generar ofertas, hacer seguimiento del pipeline y mejorar la coordinación entre ventas, marketing y atención al cliente.
En una pyme, esto es especialmente importante porque permite profesionalizar la gestión comercial sin depender de hojas de cálculo dispersas, correos perdidos o información fragmentada entre distintos miembros del equipo.
Qué debe tener un buen CRM para pymes
El CRM es una herramienta imprescindible para cualquier vendedor, pero no todos son ideales para pequeñas y medianas empresas; por eso, veamos qué elementos básicos debe incluir el mejor CRM para pymes:
1. Cuadro de mando comercial
El mejor CRM para pymes deberá disponer de un Cuadro de Mando con los Indicadores más significativos de tu empresa:
- Un historial de las Actividades Comerciales más recientes.
- Una lista de avisos acerca de las Próximas Tareas.
- Una vista general de las Oportunidades y Ofertas abiertas con sus fechas previstas de cierre.
- Gráficos y KPI con la Cifra de Ventas y las Ofertas presentadas.
- Un resumen del Funnel de Ventas con el seguimiento de la Actividad Comercial (Gestiones, Oportunidades, Ofertas, Pedidos, etc.).
Aunque toda esta información es la base de la Actividad Comercial, en la mayoría de los Cuadros de Mando solo se reflejan los datos relativos a los beneficios obtenidos, pero no aparecen otros (como los ya mencionados) que pueden hacer que la facturación de tu empresa aumente.
En Altair | Soluciones Reales tenemos claro todo lo que debe tener un buen CRM, porque escuchamos a nuestros clientes y somos especialistas en crear Cuadros de Mando Comerciales a medida (Brújulas Comerciales) que integran mejoras tanto en el esfuerzo de las Acciones Comerciales (CRM) como en el análisis del resultado de las mismas (Ventas o Facturación).
2. Ficha del cliente con visión 360°
Para proporcionar una visión 360° de cada cliente, en cada ficha deberá aparecer:
- Los datos completos y siempre actualizados de la empresa cliente.
- El historial de Actividades Comerciales con las tareas y notas relacionadas.
- Las Oportunidades, Ofertas y Pedidos relacionados con el cliente.
- Los documentos generados (Catálogos, Ofertas, Pedidos, etc.).
3. Agenda de contactos bien estructurada
Este elemento es imprescindible para el desarrollo y control de las Actividades Comerciales tanto con clientes nuevos como con clientes potenciales. Los datos más relevantes suelen ser los de Contacto (dirección, móvil, teléfono, correo electrónico, etc.) y los de Trabajo (departamento, puesto, etc.).
Además, es recomendable incluir información relativa a las visitas, llamadas, correos, tareas, Oportunidades, etc.
4. Gestión de las actividades comerciales
Entendemos como Gestión Comercial o Actividad Comercial cualquier acción desde la preventa hasta la posventa. Esto incluye desde una primera visita/llamada y el envío de muestras o tarifas hasta un email de agradecimiento por la aceptación de una compra.
Dado que el objetivo de un CRM es contribuir al aumento del número de clientes, mejorar su grado de satisfacción e incrementar los ingresos de una compañía, éste debe poder registrar y monitorizar todas las Acciones Comerciales.
Se debe poner especial atención a la gestión de las oportunidades (ya que son la clave del proceso de venta) y configurar las diferentes etapas de cualquier operación, haciendo previsiones de las Oportunidades y Cierres según varios criterios: por etapa de negociación, por fecha, por valor económico, etc.
5. Creación de ofertas y pedidos de venta
Con la información contenida en el CRM, el comercial será capaz de crear Ofertas (Presupuestos) en pocos minutos y enviarlas directamente por email y, si el CRM es bueno, esta información se archivará automáticamente para su futura consulta con un historial de las revisiones realizadas de forma que, cuando acepte el Presupuesto, el cliente potencial pueda convertirse en un Pedido de Venta con un simple clic.
6. Apoyo a marketing y segmentación
Otra funcionalidad básica que debe tener un buen CRM es la de crear listas de público objetivo para las distintas campañas de marketing que se van a lanzar, ya que contiene toda la información necesaria para realizar una correcta segmentación de los clientes de acuerdo con los objetivos de cada campaña (sectores, actividad, tamaño, cargo, etc.).
Estrategia para seleccionar el mejor CRM para pymes
Elegir el mejor CRM para pymes no consiste en escoger la herramienta más conocida, sino la que mejor encaja con la operativa, los recursos y los objetivos de la empresa. Para ello, conviene seguir una estrategia clara.
Define objetivos comerciales concretos
Antes de elegir una solución, define qué necesitas mejorar. Puede ser el seguimiento de oportunidades, la organización del equipo comercial, la automatización de tareas o la segmentación para campañas. El cliente debe situarse en el centro de cualquier gestión comercial.
Escucha al equipo comercial
Reúnete con las personas que van a utilizar el sistema cada día. Sus opiniones son clave para detectar necesidades reales y evitar implantar una herramienta que luego no se use correctamente.
Comprueba que sea fácil de usar
El mejor CRM para pymes debe ser intuitivo, accesible y útil desde dispositivos móviles. Si la herramienta es compleja o poco práctica, la adopción interna será mucho más baja.
Analiza los recursos disponibles
Conviene revisar qué recursos tiene la empresa a nivel de hardware, software y personal especializado. Esto te ayudará a decidir qué opción encaja mejor: on premise, on cloud, open source o propietario.
Valora escalabilidad y soporte técnico
También es importante revisar cómo se despliegan las actualizaciones, cómo responde el servicio técnico y si el sistema puede crecer al ritmo de la empresa.
Compara costes con visión global
No basta con mirar la licencia o la cuota mensual. Hay que tener en cuenta el coste del proyecto, la implantación, la formación del equipo comercial y el mantenimiento futuro.
Solicita una demo antes de decidir
Siempre conviene pedir una demostración del sistema y, si se trata de soluciones open source, intentar disponer de un periodo de prueba gratuito para validar el encaje real con la empresa.
¿Por qué Sugar es uno de los mejores CRM para pymes?
En Altair | Soluciones Reales recomendamos Sugar porque incluye todas las funcionalidades que debe tener un buen CRM orientado a satisfacer las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Sugar CRM se considera uno de los mejores CRM para pymes porque permite gestionar de manera eficaz todas las relaciones con clientes actuales y potenciales y, además, este software Open-Source facilita la expansión del negocio mientras ayuda a fidelizar clientes y a optimizar la gestión comercial de cualquier compañía.
Se trata de una de las opciones más completas porque integra tres grandes funcionalidades:
- Sugar Sell: Funcionalidad para la Atomatización de Ventas.
- Sugar Market: Funcionalidad para la Automatización del Marketing Esencial.
- Sugar Serve: Plataforma de Servicio al Cliente.
Estos tres aspectos son clave en un CRM cuyo objetivo es mejorar los procesos y resultados de una pyme, puesto que una mejora en el sistema de ventas acompañada de una optimización de las tareas de Marketing y de un refuerzo en la Atención al Cliente influyen directamente en cómo una marca es percibida y afectan muy positivamente en la experiencia del consumidor.
Además, la optimización de estos tres elementos permite a las empresas simplificar procesos e implementar acciones con impacto para un grupo de clientes específico acotado gracias al CRM, lo que se traduce (si estas acciones son acertadas) en un aumento de ventas. Prueba de ello es que muchos de nuestros clientes ya han conseguido incrementarlas hasta un 10 % gracias a Sugar CRM.
Tú también puedes lograrlo y, con ese objetivo, te ofrecemos la posibilidad de solicitar una demo, totalmente gratuita y sin compromiso alguno, en la que te mostraremos (en no más de 20 minutos) cómo opera en vivo esta Solución y resolveremos todas tus dudas.
Enrique Gómez – Director del Área de Sistemas de Información