El mayor temor de los directivos a la hora de afrontar el proceso de digitalización de una empresa es que los cambios necesarios repercutan en una merma de la productividad y, en consecuencia, de la competitividad.
Más bien al contrario uno de los logros que aportan las herramientas tecnológicas para la digitalización de la empresa es que las operaciones cotidianas sean más productivas y estén optimizadas.
Sin embargo, es imprescindible seguir una serie de pautas para que la digitalización se produzca de forma adecuada. Por eso, en Altair | Soluciones Reales hemos preparado este artículo para guiarte en este proceso de transición digital que, sin duda, traerá muchos beneficios a tu compañía.
Beneficios de la digitalización empresarial
Cualquier proceso de digitalización de una empresa debe entenderse como un reto y un desafío que les aportará los siguientes beneficios:
- Conocer al cliente mucho mejor. Esto lo permite ya la tecnología de hoy en día, permitiéndonos colocar al cliente en el centro del negocio.
- Modificar y mejorar los procesos de la empresa. Estos procesos mejorados permitirán no sólo el crecimiento de empresa, sino la optimización de todos sus recursos; usarlos de la forma más eficiente mejorará nuestros tiempos de respuesta al cliente.
- Disponer de la mejor información para la toma de decisiones, anticipándonos a las diversas circunstancias del entorno tan cambiante al que nos enfrentamos.
- Crear nuevos modelos de negocio gracias al conocimiento que se incorporará debido a la adopción de esas nuevas tecnologías.
- Desarrollar nuevas habilidades y talentos. Aquello que jamás se va a poder automatizar debe ser el gran oro de la empresa. El activo de mayor valor para empresa no sólo son los datos sino sobre todo las personas, sus talentos y sus habilidades.
Dada la importancia que tiene la digitalización de la empresa hay que tomarla como un proyecto interno, con todo lo que conlleva: establecimiento de fases, cronograma, responsables, seguimiento, etc.
Pasos a seguir en un proceso de digitalización de una empresa
Aunque el proceso resulta más complejo en la práctica y se requiere de una gran implicación y conocimiento en cada una de sus fases, a continuación mostramos una guía básica con los pasos necesarios para acometer correctamente el proceso de digitalización de una empresa:
1. Objetivos y estrategia
Como no todas las compañías tienen las mismas necesidades, hay que analizar la situación actual y definir los objetivos y la estrategia a seguir.
Los objetivos deberán estar bien establecidos y basarse en la visión, misión y valores de la empresa.
A partir de éstos, se deberá definir la estrategia de digitalización y el plan de acción a desarrollar.
2. Análisis de procesos
Para la correcta digitalización de los procesos de la empresa, todos ellos se deberán analizar pensando en el “cómo”, en el “por qué”, y prestando especial interés a los procesos clave.
Esta digitalización de procesos puede desarrollarse internamente o con ayuda externa de una consultora especializada.
3. Selección de las herramientas
La selección de las herramientas tecnológicas para la digitalización de la empresa es clave.
Dependiendo del estado actual de la compañía, de su estrategia a medio o largo plazo y del tipo de actividad que desempeñe se tendrá que optar por unas herramientas u otras, pero siempre priorizando la cadena de valor.
Por ejemplo: no es lo mismo partir de una situación en la que hay un ERP integrado con un CRM, que partir de una situación sin ningún tipo de sistema o con un sistema que no favorezca a la escalabilidad y el crecimiento deseado.
Sin ánimo de ser exhaustivos, los sistemas más usados en el proceso de digitalización de una empresa son:
- ERP (Planificador de Recursos Empresariales): son sistemas que dan soporte completo e integral a la gestión de la empresa. Un ERP determina la operatividad de los procesos, enlazándolos y facilitando el flujo de datos entre ellos.
- CRM (Gestor de Relaciones con los Clientes): dan soporte a los procesos relacionados con los clientes, desde la preventa a la postventa.
- MES (Sistema de Planificación de la Producción): incluyendo la planificación de la producción y de los recursos necesarios (materiales, máquinas, mano de obra) y el control automatizado de la planta.
- SGA (Sistema de Gestión de Almacenes): son aplicaciones orientadas a dar soporte a las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes.
- DMS (Sistemas de Gestión Documental): es fundamental tras la digitalización de archivos en la empresa ya que estos sistemas permiten almacenar, organizar y rastrear grandes cantidades de documentos digitales.
- BPM (Gestión de los Procesos Empresariales): facilitan la secuenciación del trabajo y la coordinación a través de flujos operativos entre los distintos departamentos y personal de la empresa.
- BI (Inteligencia de Negocio): son herramientas para el análisis de la información con objeto de facilitar la toma de decisiones por parte de la dirección de la compañía.
Cabe mencionar que un ERP puede incluir todas las demás herramientas, aunque, en ocasiones, debido a la especialización necesaria, puede ser conveniente seleccionar sistemas independientes pero que puedan interconectarse.
Debido a la importancia de selección del ERP, si la empresa no dispone de los recursos adecuados para desarrollar esta etapa, es importante contar con ayuda externa. En Altair | Soluciones Reales somos especialistas en la Selección de ERPs así como en la Implantación de Cuadros de Mando.
4. Reingeniería de procesos
Una vez decidido el sistema que necesitamos implantar y conocidas todas sus funcionalidades y limitaciones, procede realizar una reingeniería de procesos. Ésta consiste en redefinir aquellos procesos internos para mejorarlos a la vez que los adaptamos a la forma de trabajo del nuevo sistema.
También sería necesario estudiar si el propio sistema necesita adaptarse a su vez a algunas de las peculiaridades de nuestros procesos.
La dirección y los responsables del proyecto deben saber lidiar muy bien con estos cambios en los procesos internos porque pueden llegar a ser el motivo de la resistencia al cambio dentro de la empresa.
5. Implantación y formación
Este es quizás el proceso más crítico de todo el proyecto, debido en gran parte a que suelen darse fallos en algún desarrollo específico o en la interpretación del proceso por parte del sistema. Estos fallos provocan retrasos e incidencias tanto con los usuarios como con el equipo técnico.
Para minimizar estos inconvenientes es muy importante contar con un plan de implantación que sea conocido y haya sido validado por todos los actores.
También es necesario formar a los usuarios sobre los nuevos sistemas, por medio de recursos internos o externos. Esto va a dotar de un mayor poder a las personas para desarrollar su potencial y aportar valor dentro de la empresa.
6. Evaluación y mejora continua
Con el sistema implantado se debe realizar una revisión o auditoría post implantación para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades.
Los resultados de este proceso pueden ser plasmados en un plan de mejora continua que evalúe y plantee mejoras tanto en el sistema como en los procesos internos.
Estas mejoras vendrán provocadas por las nuevas necesidades que surjan en el mercado o por mejoras en la productividad y permitirá seguir avanzando en la actualización del sistema actual o, si fuera necesario, en la integración de nuevos sistemas.
En resumidas cuentas, el proceso de digitalización de una empresa supone siempre un cambio cultural y una evolución en los sistemas de trabajo.
Lo más importante para desarrollarlo con éxito es establecer unos objetivos claros y medibles, conocer las posibilidades de las herramientas tecnológicas que van a ser implantadas y supervisar de forma constante el proceso de digitalización empresarial, manteniéndolo vivo y preparado para realizar una actualización cuando sea necesario.
Si necesitas ayuda para desarrollar exitosamente el proceso de digitalización de una empresa, ponemos a tu disposición nuestros servicios profesionales de consultoría. ¡Contáctanos y nuestros expertos te asesorarán en este nuevo proyecto!
Enrique Gómez | Director del Área de Sistemas de Información